新任施設長シリーズ②｜施設長になったら、最初に何を見るか ― まず「見る人」になる ―

施設長になったばかりの頃は、いろいろなことが気になります。

「あの会議は変えた方がいい」「このルールはおかしい」「職員の動き方を整理したい」「もっと良い支援ができるはずだ」

責任感の強い人ほど、早く何かを変えようとします。

しかし、新任施設長が最初にやるべきことは、改革ではありません。

まず必要なのは、

「今、この施設で何が起きているのか」

を知ることです。

最初から「改革者」にならなくていい

新しい施設長が着任すると、職員も施設長を見ています。

「この人は何を変えるのだろう」「今までのやり方を否定されるのではないか」

そんな不安を持っている職員もいます。

その状態で、十分に現状を理解しないままルールや会議、支援方法を変え始めれば、組織は混乱します。

新任施設長に最初に必要なのは、変える力より、理解する力です。

利用者は安心して暮らしているか。職員は疲弊していないか。主任は機能しているか。会議では何が話されているか。事故は繰り返されていないか。記録は生きているか。

そして、それぞれを別々に見るのではなく、

「これらは、どうつながっているのだろう」

と考えてみます。

「現場を見る」と「現場に入り込む」は違う

新任施設長の多くは、

「まず現場を知ろう」

と考えます。

これは、とても大切です。

しかし、注意したいことがあります。

「現場を見ること」と「現場のプレイヤーになること」は違います。

人手が足りないから自分が入る。困っている職員がいるから代わる。利用者対応が難しいから自分が対応する。

もちろん、必要な場面もあります。

しかし、それが毎日になってしまえば、施設長から組織全体を見る時間がなくなります。

施設長が見るべきなのは、利用者の様子だけではありません。

職員同士の会話。記録の書き方。申し送りの内容。会議で誰が話しているか。逆に、誰が黙っているか。主任の表情。現場の疲労感。

こうしたところにも、組織の状態は表れます。

施設長は、現場にいながら、一歩引いて現場を見る人でもあるのです。

数字には「現場」が表れる

「私は福祉職なので、数字は苦手です」

そんな言葉を聞くことがあります。

しかし施設長になると、数字から逃げることはできません。

稼働率。利用率。残業時間。有給休暇。離職。人件費。

数字だけを見て施設を判断することは危険です。

しかし、数字を見ないことも同じくらい危険です。

例えば、残業時間が増えている。

それは単に「残業が多い」という話でしょうか。

背景には、

人員不足、支援の属人化、会議の多さ、記録業務の負担、主任の疲弊、

などが隠れているかもしれません。

数字は、現場から離れたものではありません。

数字の向こう側に、利用者と職員の日常があります。

施設長が見るべきなのは、数字そのものではなく、数字が何を語っているのかです。

事故・苦情・ヒヤリハットは「組織の鏡」

事故報告を見ると、

「誰が対応していたのか」

と考えたくなることがあります。

しかし、施設長がそこで止まってしまうと、大切なものを見落とします。

同じような事故が繰り返されていないか。申し送りは機能していたか。支援方法は統一されていたか。人員配置に無理はなかったか。以前にも小さな兆候はなかったか。

一つの事故の背景に、組織の問題が隠れていることがあります。

苦情も同じです。

ヒヤリハットも同じです。

これらは単なる「処理すべき報告書」ではありません。

施設の弱いところを教えてくれる情報でもあります。

だから施設長は、事故が起きたときに「誰が悪いか」だけを見るのではなく、

「この出来事から、私たちの組織について何が見えるだろう」

と考える必要があります。

すぐに答えを出さない

施設長になると、職員から判断を求められます。

「施設長、どうしますか？」

そう聞かれると、すぐに答えなければならないような気持ちになります。

もちろん、緊急時には迅速な判断が必要です。

しかし、すべての問題に即答する必要はありません。

分からなければ確認する。情報が足りなければ集める。主任の意見を聞く。一定期間、様子を見る。

それも施設長の判断です。

「今は判断しない」と判断することもあります。

大切なのは、先送りすることではありません。

何を確認するのか。いつまで見るのか。何が分かれば判断できるのか。

それを明確にしたうえで、考える時間を持つことです。

施設長は、まず「見る人」になる

利用者を見る。

職員を見る。

数字を見る。

会議を見る。

記録を見る。

事故や苦情を見る。

そして、それらをバラバラに見るのではなく、

「この施設では、いま何が起きているのか」

という一つの問いにつなげていく。

新任施設長は、最初から全部を変えなくていいのです。

むしろ、よく分からないまま変えないことも大切です。

まず見る。

そして考える。

必要なことを確認する。

そのうえで、何から変えるのかを決める。

施設長の仕事は、「動くこと」から始まるのではありません。「見ること」から始まります。

次回

新任施設長シリーズ③｜「知らなかった」では済まされない ― 法令と統治をどう考えるか ―

「昔からこうしている」「前の施設長もそうしていた」。

福祉施設には、長年の慣習が残っていることがあります。

次回は、法令遵守を単なる「管理業務」と考えず、利用者の権利と暮らしを守る仕組みとしてどう捉えるかを考えます。